原則24時間以内対応を実現！IT活用で変わる法律顧問・法務アウトソーシング対応

法律事務所DeRTA（デルタ・東京都港区）では、昨今のビジネス環境の変化に合わせ、原則２４時間以内の対応を実現しております。今回は、その秘密をご説明いたします。

【序章】“スピード対応”が企業にもたらす価値

近年、ビジネス環境の変化は驚くほどのスピードで進行しています。新たなサービスが瞬く間に立ち上がり、市場競争は激化するばかりです。そんな環境下では、法的問題への対応の早さが企業の命運を左右するといっても過言ではありません。

競争が激化する現代でのリスクマネジメント

企業が取り扱う情報や契約の範囲は広がり、SNSの発展によって不祥事やトラブルが公になるスピードも格段に上がっています。法務対応の遅れが、企業ブランドの低下や大きな賠償リスクにつながるケースも増加傾向にあります。そのため、法的なリスクを察知し、素早く対処する“スピード対応”は、企業の信頼を守るカギになっています。

1週間の遅れが招くビジネスチャンス損失

従来の法律顧問契約では、回答までに1週間以上かかるケースが珍しくありませんでした。しかし、1週間も停滞すれば、その間に交渉が破談になったり、ライバル企業に先を越されたりと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。これからの時代は、トラブルへの“素早い対応”を軸に据えた法務体制が欠かせないのです。

理由①：クラウドサービス活用による資料アクセスの自由度

スピード対応を実現するうえで鍵となるのが、クラウドサービスの徹底活用です。

紙媒体からの脱却と効率化

これまでは紙ベースの書類や資料が中心だったため、オフィス内での保管・管理が主流でした。しかし、紙媒体の資料は探すのに時間がかかり、閲覧や共有には物理的な制約が伴います。クラウドにデータを保管することで、「あの資料が見当たらない」「担当者が不在で確認できない」といったロスを大幅に削減できます。

社内外どこからでも必要資料に即アクセス

クラウド上にデータを一元管理しているため、弁護士や法務担当者はオフィス外からでも必要な書類をすぐに確認できます。リモートワーク中や出張先でも、オンライン環境さえあれば資料にアクセスして検討や回答が可能です。これが24時間以内の迅速なレスポンスを実現する大きな要因となっています。

理由②：チャットツールで“24時間体制”に近い相談環境

メールだけでなく、LINE、Slack、Chatworkなど多様なチャットツールを使いこなすことも、スピード対応の重要な要素です。

LINE、Slack、Chatworkなどお客様に合わせた連絡手段

企業によって好みや社内での普及度が異なるため、複数のチャットツールに対応することで、クライアント側の負担を減らしています。慣れ親しんだツールで相談できるため、気軽かつ迅速に質問や要望を送信できるのです。

グループチャットで従業員からの質問も即日解決

「従業員が気軽に質問できる体制」を整えることで、大きなトラブルに発展する前に解決策を提示できます。例えば、企業の法務部門のグループチャットに弁護士を招待しておけば、契約書の一文など些細な疑問点にも即座に回答が可能です。これによって、業務効率は飛躍的に向上します。

理由③：オンライン判例検索＆リーガルライブラリーの徹底活用

法律問題に対する正確なアドバイスを行うためには、豊富な知識と最新の情報が不可欠です。そこで重要になるのが、オンライン判例検索やリーガルライブラリーの活用です。

最新情報への素早いアクセスで適切なアドバイス

従来は紙の判例集や書籍を探すために事務所に戻らざるを得ませんでしたが、オンラインでの判例検索システムなら最新の判例や法令改正情報も瞬時に参照できます。時間をかけずに必要な法的根拠を調べられるため、回答スピードが飛躍的にアップします。

主要な専門書もスキャンデータで常時閲覧可能

判例検索システムで網羅しきれない専門書も、スキャンやPDF化してクラウドに保管しておけば、どこにいても閲覧が可能です。膨大な書籍をオフィス外に持ち出す必要がないため、リモートワーク中でも本格的なリサーチが行えます。

理由⑤：iPadと契約書雛形で作業を標準化・高速化

IT活用の恩恵は、資料管理やコミュニケーションだけにとどまりません。面談時の情報入力や契約書の作成にも大きく寄与しています。

面談情報をクラウドへ一元化

iPadを利用して打ち合わせ内容をリアルタイムでデジタル化し、クラウド上に共有すれば、情報を一元化できます。これにより、事務所の外にいてもすぐに内容を確認できるため、回答が大幅にスピードアップします。

独自に整備した契約書雛形で“セミオーダー”対応が可能

契約書作成には通常、ゼロから文面を起こす時間が必要ですが、よく使う条項や定型部分を“雛形”としてあらかじめ整備しておけば、クライアントの要望に合わせて必要な箇所をカスタマイズするだけで済みます。まるで「スーツのセミオーダー」のように、クイックかつ的確な書類作成が可能になるのです。当事務所では、定評のある新日本法規のサービスを活用しております。

【結論】ビジネススピードに合わせる法律顧問が企業を守る

ITを駆使したシステム整備と作業の効率化により、当事務所では24時間以内の対応を目標に掲げ、実際に実現しているケースが多くあります。従来型の法律顧問契約と比較して、時間短縮と費用対効果の両面で大きなアドバンテージを得られるはずです。

従来の1週間以上待ちとは一線を画すサービス

1週間もあれば、市場や交渉状況は大きく変わってしまう可能性があります。IT活用を前提とした“新世代の法律顧問・法務アウトソーシング”なら、クライアントが本当に必要としているスピード感に合ったサポートを提供し、リスクを最小限に抑えることができます。

真に実益のある顧問契約がこれからのスタンダード

これからのビジネス社会では、「問題が起きてから相談する」のではなく、「日常的に気軽に相談できる」関係性が重要になります。ITによるスピード対応こそが、企業の経営を根底から支え、トラブルを未然に防ぎ、さらには攻めの経営戦略にも寄与します。
ぜひこの機会に、24時間以内対応を実現する法律顧問・法務アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。企業の成長を後押しする“新常識”が、皆さまのビジネスを力強くサポートします。

予算を抑えつつも迅速に対応してくれるサポートが欲しい――そんな方は、下記ボタンからぜひ当事務所（法律事務所DeRTA・デルタ）へご相談ください。企業の規模や業種・取引内容に合わせた最適なご提案をさせていただきます。